Den Besprechungsraum ausstatten

Kaum etwas bremst eine Sitzung so zuverlässig wie der Moment, in dem der Whiteboard-Marker nicht mehr schreibt, der Laptop sich nicht mit dem Bildschirm verbinden lässt oder das Flipchart leer ist. Ein gut ausgestatteter Besprechungsraum ist deshalb weniger eine Frage teurer Technik als eine Frage der Vollständigkeit und Pflege.

Diese Checkliste gilt für Sitzungszimmer in Büros ebenso wie für Teamzimmer in Schulen, Seminarräume von Kursanbietern oder den Raum, in dem der Vereinsvorstand tagt.

Visualisieren: Whiteboard, Flipchart, Pinnwand

Gemeinsam sichtbar machen, worüber gesprochen wird – das ist der Kern jeder guten Besprechung. Die drei klassischen Werkzeuge ergänzen sich:

Ein Hinweis zu den Stiften: Whiteboard-Marker und Flipchart-Marker sind nicht dasselbe. Whiteboard-Marker sind trocken abwischbar, Flipchart-Marker schlagen nicht durch das Papier, lassen sich auf dem Whiteboard aber oft nur schwer oder gar nicht entfernen. Bewahren Sie die beiden Sorten deshalb getrennt und klar beschriftet auf.

Moderationsmaterial

Für Workshops, Retrospektiven oder Ideensammlungen lohnt sich ein gut sortierter Moderationskoffer. Er enthält typischerweise:

• Moderationskarten in verschiedenen Farben und Formen (Rechtecke, Kreise, Wolken)
• Moderationsmarker mit Keilspitze, damit Schrift auch aus der Distanz lesbar ist
• Haftnotizen in grossen Formaten, zum Beispiel Post-it, für Wand und Whiteboard
• Klebepunkte zum Bewerten und Priorisieren
• Pinnwandnadeln, Malerklebeband, Schere, Klebestift
• Ein Timer für Zeitfenster und Pausen

Füllen Sie den Koffer nach jedem grösseren Workshop auf. Eine kleine Inhaltsliste im Deckel hilft dabei. Wer regelmässig Kurse oder Workshops leitet, findet ergänzende Hinweise im Ratgeber Material für Workshops und Kurse planen.

Technik: Bildschirm, Beamer, Ton

Heute bringen die meisten Teilnehmenden ihren eigenen Laptop mit. Damit alle ohne Suchen präsentieren können, braucht es:

• Bildschirm oder Beamer mit gut zugänglichem Anschluss am Tisch
• Adapter für die gängigen Laptops, insbesondere USB-C auf HDMI
• Mehrfachsteckdose mit genügend Plätzen für Ladegeräte
• Presenter zum Weiterschalten der Folien
• Konferenzlautsprecher mit Mikrofon für hybride Sitzungen, damit auch Teilnehmende am anderen Tischende gut verstanden werden
• Bei Bedarf eine Webcam, die den ganzen Tisch erfasst

Befestigen Sie die Adapter mit einem Band am Kabel oder bewahren Sie sie in einer beschrifteten Box im Raum auf – sonst wandern sie mit dem ersten Laptop hinaus. Welche Adapter Sie wofür brauchen, erklärt der Ratgeber Kabel und Adapter: USB-C, HDMI und Co..

Hybride Sitzungen gut vorbereiten

Sobald einzelne Personen online zugeschaltet sind, verschiebt sich die Aufmerksamkeit auf den Ton. Wer zu Hause nur Raumhall und Papierrascheln hört, kann der Sitzung kaum folgen. Platzieren Sie den Konferenzlautsprecher deshalb in der Tischmitte und nicht neben dem Laptop am Rand. Die Kamera sollte so ausgerichtet sein, dass die Online-Teilnehmenden die Gesichter im Raum sehen und nicht nur Rücken. Und wenn am Whiteboard gearbeitet wird, hilft ein Foto im Chat oder eine Person, die die Notizen parallel digital festhält. Testen Sie die Verbindung einige Minuten vor Beginn, nicht erst, wenn alle warten.

Schreiben und Protokollieren

• Notizblöcke und Kugelschreiber für Gäste
• Namensschilder oder Tischaufsteller für grössere Runden
• Eine Mappe mit Vorlagen für Traktandenliste und Protokoll
• Haftnotizen für Rückfragen und offene Punkte

Tischaufsteller und Namensschilder lassen sich mit Laminierfolie lange wiederverwenden. Tipps dazu im Ratgeber Laminieren: Tipps für saubere Ergebnisse.

Licht, Luft und Akustik

Auch die Umgebung entscheidet darüber, wie konzentriert eine Besprechung verläuft. Prüfen Sie, ob sich der Raum für Präsentationen abdunkeln lässt, ohne dass es für Notizen zu dunkel wird – eine Leselampe oder dimmbares Licht hilft. Spiegelt das Fenster auf dem Bildschirm, kann schon ein leicht verschobener Tisch genügen. Für längere Sitzungen sind regelmässiges Lüften und eine Karaffe Wasser auf dem Tisch einfache, aber wirksame Massnahmen. In halligen Räumen verbessern Pinnwände, Vorhänge oder Teppiche die Verständlichkeit spürbar, was besonders bei hybriden Sitzungen ins Gewicht fällt.

Ordnung im Raum

Ein Besprechungsraum gehört allen – und damit oft niemandem. Klare Regeln und eine feste Verantwortung verhindern, dass der Raum nach und nach verwahrlost:

1. Feste Plätze: Marker, Schwamm und Adapter haben einen beschrifteten Platz.
2. Kurze Raumregel: «Whiteboard löschen, Stühle zurück, Fenster zu» – sichtbar an der Tür.
3. Verantwortliche Person: Jemand prüft wöchentlich Marker, Flipchartpapier und Moderationskoffer.
4. Vorratsbox: Ein paar Ersatzmarker, ein Flipchartblock und Batterien für Presenter liegen im Raum bereit.

Besonderheiten in Schulen

Im Teamzimmer einer Schule finden nicht nur Teamsitzungen statt, sondern auch Elterngespräche, schulische Standortgespräche oder Sitzungen der Schulpflege. Hier sind einige Punkte besonders wichtig:

• Keine vertraulichen Notizen am Whiteboard stehen lassen – Namen von Kindern gehören nach der Sitzung gelöscht.
• Flipchartblätter mit persönlichen Informationen nicht aufhängen, sondern sicher entsorgen; mehr dazu im Ratgeber Aktenvernichter: Sicherheitsstufen P-1 bis P-7.
• Für Elternabende zusätzliche Namensschilder, Wegweiser und Infoblätter bereithalten.

Die Checkliste zum Ausdrucken

• Whiteboard, Whiteboard-Marker in 4 Farben, Schwamm, Reinigungsspray, Magnete
• Flipchart mit Ersatzblock, Flipchart-Marker
• Pinnwand, Moderationskarten, Nadeln, Klebepunkte
• Haftnotizen in mehreren Grössen
• Bildschirm oder Beamer, Adapter, Mehrfachsteckdose
• Presenter mit Ersatzbatterien
• Konferenzlautsprecher für hybride Sitzungen
• Notizblöcke, Kugelschreiber, Namensschilder
• Vorratsbox mit Ersatzmaterial

Whiteboard-Zubehör, Moderationsmaterial und Schreibwaren finden Sie im Bürobedarf, Präsentationstechnik im Bereich Bürotechnik.

Dieser Ratgeber stammt von der Redaktion Materialkollektiv – Menschen aus Gestaltung und Unterricht, die das Material im Alltag selbst einsetzen.