Material für Workshops und Kurse planen

Ein gelungener Workshop lebt von einer guten Idee, einer klaren Anleitung – und davon, dass im richtigen Moment das richtige Material auf dem Tisch liegt. Wer Kurse für Erwachsene, Ferienangebote für Kinder, Weiterbildungen für Lehrpersonen oder Firmenevents anbietet, kennt die Situation: Zehn Minuten vor Beginn fehlt der Leim, oder die Hälfte der Teilnehmenden wartet auf eine Schere. Mit einer strukturierten Planung lässt sich das vermeiden.

Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Mengen realistisch einschätzen, Grundausstattung und Verbrauchsmaterial trennen und mit einer Checkliste den Überblick behalten.

Vom Werkstück rückwärts planen

Der zuverlässigste Weg zur Materialliste führt über das fertige Werkstück. Stellen Sie vor dem Kurs selbst ein Muster her und notieren Sie dabei alles, was Sie brauchen: Papierbogen, Farben, Pinsel, Klebstoff, Werkzeuge, Hilfsmittel wie Unterlagen oder Wasserbecher. Das Musterstück hat einen doppelten Nutzen. Es zeigt den Teilnehmenden das Ziel, und Sie erkennen frühzeitig, wo es hakt – etwa weil ein Karton zu dick zum Schneiden ist oder eine Farbe zu lange trocknet.

Notieren Sie zu jedem Arbeitsschritt auch die Zeit. Daraus ergibt sich, ob alle Teilnehmenden gleichzeitig dasselbe Werkzeug brauchen oder ob sich Geräte teilen lassen.

Grundausstattung und Verbrauchsmaterial trennen

Teilen Sie Ihre Liste in zwei Bereiche. Das erleichtert die Planung und die Kalkulation des Kursbeitrags.

Für Kursanbieter mit eigenem Raum lohnt es sich, die Grundausstattung schrittweise in guter Qualität aufzubauen. Was zu einem gut eingerichteten Arbeitsraum gehört, zeigt der Ratgeber Atelier einrichten: Die Checkliste.

Mengen pro Person ausrechnen

Gehen Sie für jedes Verbrauchsmaterial von der Menge pro Person aus und multiplizieren Sie mit der Anzahl Teilnehmender. Rechnen Sie danach eine Reserve hinzu. Als Faustregel haben sich in der Praxis etwa zehn bis zwanzig Prozent bewährt – mehr bei Techniken, bei denen Fehlversuche normal sind, etwa beim Drucken oder Schneiden, weniger bei einfachen, gut erprobten Aufgaben.

Ein Beispiel für einen Karten-Workshop mit zwölf Personen, bei dem jede Person drei Klappkarten gestaltet:

• Karton für Karten: 3 pro Person, also 36, plus Reserve für Fehlversuche: rund 42 Stück
• Papier für Probeskizzen: 2 Blatt pro Person, also 24 Blatt
• Klebstoff: ein Klebestift für zwei Personen, also 6 Stück, plus 2 Reserve
• Couverts in passender Grösse: 36 plus einige Reserve

Bei Farben ist die Schätzung schwieriger. Füllen Sie Farben in kleine Portionen ab, statt grosse Tuben oder Flaschen auf die Tische zu stellen. So sehen Sie während des Kurses, wie schnell der Verbrauch ist, und es trocknet weniger ein. Für die Planung grösserer Gruppen hilft auch der Ratgeber Klassensätze richtig planen und bestellen.

Werkzeug: genug für alle?

Warten ist der grösste Zeitfresser in Workshops. Prüfen Sie für jedes Werkzeug, ob es jede Person gleichzeitig braucht. Scheren, Bleistifte und Pinsel sollten für alle da sein. Bei Spezialwerkzeug wie Walzen, Lochzangen oder Heissleimpistolen reicht oft ein Gerät pro Tischgruppe oder eine Station, an der abwechselnd gearbeitet wird. Planen Sie solche Stationen bewusst in den Ablauf ein.

Denken Sie bei Erwachsenenkursen auch an Linkshänderinnen und Linkshänder. Einige Linkshänderscheren gehören in jede Kurskiste. Mehr dazu im Ratgeber Schulmaterial für Linkshänder.

Sicherheit mitdenken

• Bei Cuttern und Messern: Schneidematten und Stahllineale für alle, Ersatzklingen bereit, Behälter für abgebrochene Klingen.
• Bei Heissleim: feste Station mit Ablage, Hinweis auf Verbrennungsgefahr, Wasser zum Kühlen in der Nähe.
• Bei Sprühprodukten wie Fixativ oder Sprühkleber: nur in gut belüfteten Räumen oder im Freien verwenden.
• Bei Kindern: altersgerechtes Werkzeug, ungiftige Farben, keine Kleinteile für Kleinkinder.
• Erste-Hilfe-Material griffbereit, Notfallnummern bekannt.

Die Kurskiste: einmal packen, immer bereit

Wer regelmässig an wechselnden Orten unterrichtet, profitiert von einer fest gepackten Kurskiste. Darin liegt alles, was Sie unabhängig vom Thema immer brauchen. Nach jedem Kurs wird sie kontrolliert und aufgefüllt.

• Scheren, Bleistifte, Radiergummis, Spitzer, Lineale
• Klebestifte, Bastelleim, Malerklebeband, doppelseitiges Klebeband
• Cutter mit Ersatzklingen, Schneidematte
• Filzstifte und Farbstifte in Grundfarben
• Lappen, Küchenpapier, Abdeckfolie, Abfallsäcke
• Namensschilder, Kreppband zum Beschriften
• Kleine Erste-Hilfe-Box mit Pflastern

Eine Inventarliste innen am Deckel spart Zeit beim Nachfüllen.

Bestellen und Vorbereiten

Bestellen Sie Verbrauchsmaterial gesammelt für mehrere Kurse, statt für jeden Anlass einzeln. Das reduziert Aufwand und Versandkosten: Bei uns gilt ein Pauschalversand pro Bestellung. Planen Sie die Bestellung frühzeitig, damit Sie das Material vor dem Kurs in Ruhe prüfen, Muster herstellen und Portionen vorbereiten können. Jede Bestellung wird bei uns persönlich geprüft und vor dem Versand bestätigt; das ist besonders hilfreich bei grösseren Mengen oder ungewöhnlichen Kombinationen.

Am Kurstag selbst bewährt es sich, die Tische vor dem Eintreffen der Teilnehmenden einzurichten: Arbeitsplatz pro Person mit Grundmaterial, Verbrauchsmaterial zentral auf einem Materialtisch. So bleibt der Überblick erhalten, und niemand hortet unbemerkt Vorräte.

Nach dem Kurs ist vor dem Kurs

Nehmen Sie sich nach jedem Workshop zehn Minuten Zeit für eine kurze Auswertung: Was ist übrig geblieben, was hat gefehlt, was ging kaputt? Notieren Sie die tatsächlichen Mengen. Nach zwei oder drei Kursen haben Sie verlässliche Werte und können künftig deutlich genauer planen.

Material für Kurse und Workshops finden Sie in unserem Bereich Kursmaterial.

Dieser Ratgeber stammt von der Redaktion Materialkollektiv – Menschen aus Gestaltung und Unterricht, die das Material im Alltag selbst einsetzen.