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Was ein Büro wirklich braucht

Ob Einzelbüro, Praxis, Schulsekretariat oder Verein mit Geschäftsstelle – die Grundausstattung ist erstaunlich ähnlich. Bewährt hat sich eine Einteilung in drei Ebenen:

• Pro Arbeitsplatz: Schreibgeräte, Textmarker, Notizblock, Haftnotizen, Schere, Heftgerät, Locher, Ablagekorb.
• Pro Team oder Etage: Grosshefter für dicke Dokumente, Laminiergerät, Schneidemaschine, Etikettiergerät, Vorrat an Ordnern.
• Für Besprechungen: Whiteboard-Marker, Schwamm und Reiniger, Flipchart-Papier, Moderationskarten, Pinnwandnadeln.

Wer neu einrichtet, findet eine vollständige Checkliste im Ratgeber Büro-Grundausstattung. Für Geräte wie Laminiergeräte, Aktenvernichter oder Beschriftungsgeräte gibt es eine eigene Seite zu Bürotechnik und Bürogeräten.

Verbrauchsmaterial planen statt hinterherrennen

Die meisten Engpässe im Büro entstehen nicht bei teuren Geräten, sondern bei Kleinigkeiten. Ein einfaches System verhindert das:

1. Mindestbestand festlegen. Bestimmen Sie für die zehn bis fünfzehn wichtigsten Verbrauchsartikel eine Menge, die nie unterschritten werden soll – zum Beispiel zwei Packungen Heftklammern oder fünf leere Ordner.
2. Nachbestellkarte einlegen. Legen Sie vor die letzte Packung eine Karte mit dem Artikelnamen. Wer sie anbricht, legt die Karte in ein Fach für die nächste Bestellung.
3. Fester Bestellrhythmus. Bestellen Sie zum Beispiel einmal im Monat oder im Quartal, statt bei jedem fehlenden Artikel sofort. Das spart Versandkosten und Zeit.
4. Eine Person verantwortlich. Wenn alle bestellen dürfen, bestellt am Ende niemand – oder alle dasselbe.

Mehr dazu lesen Sie im Ratgeber Verbrauchsmaterial planen statt nachkaufen. Da der Versand pauschal CHF 15 kostet, lohnt sich das Bündeln besonders – und eine monatliche Sammelbestellung ist in einer Viertelstunde erledigt, wenn die Nachbestellkarten bereitliegen.

Auswahltipps für häufige Büroartikel

Heftgeräte

Achten Sie auf die angegebene Heftleistung in Blatt und auf die passende Klammergrösse. Ein Gerät für 30 Blatt, das täglich mit 40 Blatt gequält wird, verklemmt laufend. Für Sekretariate und Schulen lohnt sich ein separater Blockhefter für Broschüren und Prüfungsdossiers.

Haftnotizen

Für Notizen am Bildschirm oder in Akten reicht das Standardformat 76 × 76 mm. Für Planungswände und Workshops sind stärker haftende Varianten sinnvoll, weil sie auch an senkrechten Flächen und auf rauem Untergrund länger halten.

Schreibgeräte

Im Büro schreiben die meisten mit Kugelschreiber, für Unterschriften und Notizen empfinden viele Gelschreiber oder Tintenroller als angenehmer. Für Formulare mit Durchschlag eignet sich nur ein Kugelschreiber mit genügend Druck. Für Dokumente, die lange aufbewahrt werden, sollten Sie dokumentenechte Schreibgeräte wählen – das ist auf der Verpackung oder dem Schaft angegeben. Wer viel schreibt, achtet ausserdem auf eine Griffzone, die auch nach einer Stunde nicht drückt.

Whiteboard-Marker

Verwenden Sie auf Whiteboards ausschliesslich Boardmarker, nie Permanentmarker oder Flipchart-Marker. Lagern Sie Boardmarker waagrecht, damit die Tinte gleichmässig in der Spitze bleibt, und kaufen Sie lieber nachfüllbare Modelle, wenn täglich viel geschrieben wird.

Besprechungsräume und Workshops ausstatten

Ein Besprechungsraum funktioniert dann gut, wenn niemand vor der Sitzung Material suchen muss. Bewährt hat sich eine fest zugeordnete Box oder Schublade pro Raum mit folgendem Inhalt:

• vier bis sechs Boardmarker in verschiedenen Farben, dazu ein Schwamm und Whiteboard-Reiniger,
• Flipchart-Marker, die nicht durch das Papier drücken, und ein Ersatzblock,
• Haftnotizen in mindestens zwei Farben und Formaten für Brainstormings,
• Moderationskarten, Pinnwandnadeln und Malerkrepp zum Aufhängen von Plakaten,
• einige Kugelschreiber und Notizblöcke für Gäste.

Legen Sie eine kleine Inhaltsliste in die Box. Wer die letzte Packung nimmt, sieht sofort, was fehlt. Für Räume, die auch für Präsentationen genutzt werden, gehören ausserdem die passenden Adapter für Laptops dazu – mehr dazu auf der Seite zu IT-Zubehör. Tipps zu Stühlen, Licht und Technik finden Sie im Ratgeber Den Besprechungsraum ausstatten.

Für Büros, Praxen, Schulverwaltungen und Vereine

Unser Bürobedarf richtet sich an kleine und mittlere Büros, Arztpraxen, Treuhänder, Schulsekretariate, Kursanbieter und Vereine – also überall dort, wo nicht ein eigener Einkauf, sondern jemand «nebenbei» für das Material zuständig ist. Gerade dann hilft es, wenn eine Bestellung nicht einfach automatisch durchläuft: Jede Bestellung bei Materialkollektiv wird persönlich geprüft und vor dem Versand bestätigt. Fällt uns ein Tippfehler bei der Menge auf, merken wir das, bevor das Paket unterwegs ist.

Wenn Ihr Büro gerade eine neue Ablage aufbaut, finden Sie auf der Seite Ordner, Register und Archivierung eine detaillierte Hilfe zu Ordnerbreiten, Registerarten und Archivschachteln.