Büro-Grundausstattung: Die Checkliste

Ein neues Büro einzurichten wirkt auf den ersten Blick einfach – bis am dritten Tag der Locher fehlt, der Bostitch leer ist und niemand weiss, wo die Ersatzminen liegen. Eine durchdachte Grundausstattung spart nicht nur Wege und Nerven, sondern verhindert auch, dass dieselben Dinge mehrfach gekauft werden.

Die folgende Checkliste ist so aufgebaut, dass sie für ein kleines Büro, ein Lehrerzimmer, ein Sekretariat oder die Kursleitung eines Ateliers funktioniert. Streichen Sie, was Sie nicht brauchen, und ergänzen Sie, was Ihr Alltag zusätzlich verlangt.

Schritt 1: Den Bedarf ehrlich erfassen

Bevor Sie bestellen, lohnt sich eine kurze Bestandesaufnahme. Drei Fragen helfen dabei:

• Wie viele Personen arbeiten am Platz? Persönliche Dinge wie Schreibgeräte, Notizblöcke oder Textmarker brauchen alle; Geräte wie Laminiergerät oder Aktenvernichter genügen meist einmal pro Team.
• Wie viel Papier läuft durch? Wer viel ausdruckt und ablegt, braucht ein solides Ablagesystem und genügend Druckerpapier. Wer vorwiegend digital arbeitet, setzt den Schwerpunkt auf IT-Zubehör.
• Welche Unterlagen sind vertraulich? Personaldaten, Schülerdossiers oder Buchhaltungsunterlagen verlangen abschliessbare Aufbewahrung und eine sichere Entsorgung.

Schritt 2: Die Checkliste für den Schreibtisch

Am persönlichen Arbeitsplatz zählt, dass das Wichtigste griffbereit ist. Diese Grundausstattung hat sich bewährt:

Bei Schreibgeräten lohnt es sich, eine Linie festzulegen und konsequent dabei zu bleiben – das vereinfacht das Nachbestellen der Minen. Welcher Typ zu Ihnen passt, erklärt der Ratgeber Kugelschreiber, Gelschreiber oder Tintenroller.

Schritt 3: Ablage und Archiv

Ohne Ablagesystem wird jedes Büro innert Wochen unübersichtlich. Für den Anfang genügen:

• Ordner mit breitem und schmalem Rücken
• Register (A–Z, 1–12 oder blanko zum Beschriften)
• Sichtmäppchen und Zeigetaschen für laufende Vorgänge
• Hängeregistratur oder Stehsammler für Kataloge und Prospekte
• Rückenschilder oder ein Beschriftungsgerät für einheitliche Etiketten

Wie Sie daraus ein System machen, das auch Ihre Stellvertretung versteht, zeigt der Ratgeber Ablagesystem mit Ordnern und Registern. Das passende Sortiment finden Sie im Bereich Ordnen und Archivieren.

Schritt 4: Papier, Couverts und Etiketten

Papier ist das Verbrauchsmaterial, das am häufigsten ausgeht. Planen Sie einen Vorrat ein, statt jede Woche einzelne Pakete zu holen:

• Druckerpapier A4, 80 g/m², als Standard für den Alltag
• Etwas schwereres Papier für Aushänge oder Präsentationen
• Couverts in den Formaten, die Sie tatsächlich verschicken (C5, C4, DL mit oder ohne Fenster)
• Adress- und Universaletiketten passend zum Drucker

Achten Sie bei Etiketten darauf, dass sie für Ihren Druckertyp geeignet sind – Laser- und Tintenstrahletiketten sind nicht beliebig austauschbar.

Schritt 5: Technik und Geräte

Bei Geräten gilt: lieber ein solides Gerät für das ganze Team als mehrere schwache. Typische Grundausstattung:

• Drucker oder Multifunktionsgerät mit Ersatztoner bzw. Ersatzpatronen
• Aktenvernichter mit einer Sicherheitsstufe, die zu Ihren Unterlagen passt
• Laminiergerät für Aushänge, Schilder und Unterrichtsmaterial
• Taschenrechner und gegebenenfalls ein Tischrechner mit Papierstreifen
• IT-Zubehör wie Maus, Tastatur, Headset, Mehrfachstecker und die nötigen Kabel

Für den Aktenvernichter lohnt sich ein Blick auf die Norm: Welche Stufe Sie benötigen, erklärt der Ratgeber zu den Sicherheitsstufen P-1 bis P-7.

Schritt 6: Gemeinsame Bereiche nicht vergessen

Neben den persönlichen Arbeitsplätzen gibt es Orte, die gerne übersehen werden:

• Besprechungsraum: Whiteboard, Marker, Schwamm, Flipchart, Moderationskarten
• Empfang oder Sekretariat: Stempel, Stempelkissen, Briefwaage, Couverts
• Materialschrank: Vorrat an Papier, Minen, Heftklammern, Klebeband und Batterien
• Erste Hilfe: Ein Verbandskasten gehört in jeden Arbeitsraum

Besonderheiten in Schulen und Kursräumen

Im Lehrerzimmer oder in der Kursleitung sieht die Grundausstattung etwas anders aus. Hier teilen sich oft viele Personen wenige Geräte, und Material wird nicht nur verwendet, sondern auch an Schülerinnen, Schüler oder Kursteilnehmende abgegeben. Bewährt hat sich:

• ein gemeinsames Fach mit Klassensätzen an Scheren, Leimstiften und Linealen, getrennt vom Büromaterial der Lehrpersonen
• beschriftete Boxen, damit ausgeliehenes Material zurückfindet
• Laminierfolien und Magnete für Aushänge und Unterrichtsmaterial
• eine Liste am Kopierer, auf der leere Packungen eingetragen werden

Was am Pult der Lehrperson nicht fehlen sollte, beschreibt der Ratgeber zur Grundausstattung fürs Lehrerpult ausführlich.

Die Checkliste zum Abhaken

Wenn Sie nur eine Liste ausdrucken möchten, nehmen Sie diese:

1. Schreibgeräte, Ersatzminen, Textmarker
2. Notizblöcke, Haftnotizen, Notizbuch
3. Bostitch, Heftklammern, Locher, Heftklammerentferner
4. Schere, Klebestift, Klebeband
5. Büroklammern, Foldback-Klammern
6. Ordner, Register, Sichtmäppchen, Stehsammler
7. Druckerpapier, Couverts, Etiketten
8. Toner oder Tinte als Reserve
9. Aktenvernichter, Laminiergerät, Taschenrechner
10. IT-Zubehör: Maus, Tastatur, Kabel, Mehrfachstecker
11. Whiteboard-Zubehör für den Besprechungsraum
12. Vorratsfach mit klarer Zuständigkeit

Tipps aus der Praxis

Bestimmen Sie eine Person, die den Vorrat im Blick hat. Ein einfacher Meldebestand – etwa «wenn nur noch zwei Pakete Papier da sind, wird nachbestellt» – verhindert Engpässe zuverlässiger als jede gute Absicht. Wie das funktioniert, zeigt der Ratgeber Verbrauchsmaterial planen statt nachkaufen.

Bündeln Sie zudem Ihre Bestellungen: Wer einmal im Monat gesammelt bestellt, hat weniger Aufwand und behält den Überblick. Bei Materialkollektiv finden Sie im Bürobedarf über 17'000 Artikel – vom Kugelschreiber bis zum Ordner –, und jede Bestellung wird vor dem Versand persönlich geprüft.

Dieser Ratgeber stammt von der Redaktion Materialkollektiv – Menschen aus Gestaltung und Unterricht, die das Material im Alltag selbst einsetzen.