Aktenvernichter: Sicherheitsstufen P-1 bis P-7 erklärt

Ein Aktenvernichter soll verhindern, dass vertrauliche Informationen aus dem Altpapier wieder zusammengesetzt werden. Wie gut das gelingt, hängt von der Grösse der Papierteile ab, die das Gerät erzeugt. Damit man Geräte vergleichen kann, gibt es die Norm DIN 66399. Sie teilt die Vernichtung von Papier in sieben Sicherheitsstufen ein: P-1 bis P-7.

Dieser Ratgeber erklärt, was hinter den Stufen steckt, welche Stufe für welche Unterlagen sinnvoll ist und worauf Sie beim Kauf sonst noch achten sollten.

Die Norm DIN 66399 in Kürze

Die DIN 66399 regelt die Vernichtung von Datenträgern. Sie unterscheidet drei Elemente:

• Schutzklassen 1 bis 3: Sie beschreiben, wie schutzbedürftig die Daten sind – von normalem über hohen bis zu sehr hohem Schutzbedarf.
• Materialklassen: Ein Buchstabe bezeichnet die Art des Datenträgers, zum Beispiel P für Papier, O für optische Datenträger wie CDs und DVDs, T für magnetische Datenträger wie Karten mit Magnetstreifen, E für elektronische Datenträger wie USB-Sticks, H für Festplatten und F für Filme.
• Sicherheitsstufen 1 bis 7: Je höher die Zahl, desto kleiner die Teile und desto aufwendiger die Rekonstruktion.

Ein Gerät mit der Angabe «P-4» vernichtet Papier also nach Sicherheitsstufe 4. Steht zusätzlich «O-3» oder «T-4» auf dem Gerät, ist es auch für CDs oder Plastikkarten geeignet – aber nur dann.

Die sieben Stufen im Überblick

Die Norm legt für jede Stufe eine maximale Fläche der Papierteile fest, bei Streifen zusätzlich eine maximale Breite. Die folgenden Werte geben die Grenzwerte vereinfacht wieder:

Zur Einordnung: Ein Partikel von 160 mm² entspricht etwa einem Stück von 4 × 40 mm, 30 mm² etwa 2 × 15 mm. Bei P-7 bleibt kaum mehr als Papierstaub übrig.

Streifen, Partikel, Mikropartikel

Die Schnittart bestimmt, welche Stufen ein Gerät erreichen kann:

• Streifenschnitt: Das Papier wird in lange Streifen geschnitten. Das ist schnell und leise, erreicht aber nur tiefe Sicherheitsstufen. Lange Streifen lassen sich mit Geduld wieder zusammensetzen.
• Partikelschnitt (auch Cross-Cut): Das Papier wird längs und quer geschnitten. Die Teile sind deutlich kleiner, der Auffangbehälter fasst mehr Blätter, weil das Schnittgut dichter liegt.
• Mikropartikelschnitt: Sehr kleine Partikel für hohe Stufen. Diese Geräte sind meist langsamer und verarbeiten weniger Blätter pro Durchgang.

Welche Stufe brauchen Sie?

Die passende Stufe ergibt sich aus dem, was im Papierkorb landen würde. Eine einfache Orientierung:

• Privat und im kleinen Büro mit gelegentlich vertraulichen Ausdrucken: P-3 ist oft ausreichend.
• Unterlagen mit Personendaten – Personaldossiers, Lohnunterlagen, Schülerbeurteilungen, Gesundheitsdaten: Hier wird häufig P-4 als sinnvolle Wahl empfohlen.
• Besonders schutzwürdige oder geheime Unterlagen: P-5 und höher, je nach internen Vorgaben.

In der Schweiz verlangt das Datenschutzgesetz, dass Personendaten mit angemessenen Massnahmen geschützt werden. Eine bestimmte Sicherheitsstufe schreibt es für Aktenvernichter nicht pauschal vor. Klären Sie deshalb, ob Ihr Arbeitgeber, Ihre Schulgemeinde oder Ihre Branche eigene Vorgaben macht – diese gehen vor. Im Zweifel ist eine Stufe höher die sicherere Wahl, solange das Gerät im Alltag nicht zu langsam wird.

Weitere Kaufkriterien

Neben der Sicherheitsstufe entscheiden einige praktische Punkte darüber, ob ein Aktenvernichter im Alltag gern benutzt wird:

• Blattkapazität: Wie viele Blätter das Gerät auf einmal verarbeitet. Die Angabe bezieht sich auf ein bestimmtes Papiergewicht; schwereres Papier reduziert sie.
• Einschaltdauer: Kleine Geräte brauchen nach einigen Minuten eine Abkühlpause. Für Teams eignen sich Geräte mit längerer Laufzeit.
• Auffangbehälter: Ein grösserer Behälter muss seltener geleert werden. Ein Sichtfenster zeigt den Füllstand.
• Automatischer Einzug: Bei manchen Geräten legt man einen Stapel ein und das Gerät arbeitet selbständig – praktisch bei grossen Mengen.
• Heft- und Büroklammern: Viele Geräte verkraften Heftklammern, Büroklammern aber nicht immer. Die Angaben des Herstellers beachten.
• Weitere Materialien: Wer CDs oder Plastikkarten vernichten will, braucht ein Gerät mit entsprechender Freigabe.
• Lautstärke und Sicherheit: Im Büro neben dem Arbeitsplatz zählt ein leiser Betrieb. In Schulen ist ein guter Eingriffschutz wichtig.

Pflege: So bleibt das Schneidwerk scharf

Geräte mit Partikelschnitt arbeiten zuverlässiger, wenn das Schneidwerk regelmässig geölt wird. Dafür gibt es spezielles Schneidwerköl oder getränkte Ölblätter, die wie normales Papier durchgelassen werden. Wie oft, steht in der Bedienungsanleitung. Ausserdem gilt:

• Die angegebene Blattkapazität nicht ausreizen – lieber zwei kleinere Stapel.
• Keine feuchten, klebenden oder laminierten Dokumente einführen.
• Den Behälter rechtzeitig leeren, bevor sich das Schnittgut zurückstaut.

Teil eines Ablage-Kreislaufs

Ein Aktenvernichter ist das letzte Glied im Ablagesystem. Wenn Sie beim Archivieren auf jeder Schachtel das Jahr notieren, ab dem die Unterlagen vernichtet werden dürfen, wird das Aufräumen zur Routine. Wie Sie ein solches System aufbauen, zeigt der Ratgeber Ablagesystem mit Ordnern und Registern. Einen Überblick über Ordner und Archivschachteln finden Sie unter Ordnen und Archivieren.

Aktenvernichter in verschiedenen Sicherheitsstufen sowie weitere Geräte wie Laminiergeräte gehören zum Bereich Bürotechnik. Was ein Büro sonst noch braucht, fasst die Checkliste zur Büro-Grundausstattung zusammen.

Dieser Ratgeber stammt von der Redaktion Materialkollektiv – Menschen aus Gestaltung und Unterricht, die das Material im Alltag selbst einsetzen.