Toner sparen: Tipps für weniger Druckkosten

Toner gehört zu den grössten laufenden Kosten rund um den Laserdrucker. In Schulen, Büros und Vereinen wird viel gedruckt: Arbeitsblätter, Protokolle, Listen, Entwürfe. Die gute Nachricht: Ein beträchtlicher Teil des Verbrauchs lässt sich mit einfachen Massnahmen senken. Viele davon kosten nichts ausser einem Klick im Druckertreiber.

Dieser Ratgeber zeigt, wo das Sparpotenzial liegt – und wo Sie besser nicht sparen sollten, um den Drucker nicht zu beschädigen.

Tonersparmodus und Entwurfsqualität

Die meisten Laserdrucker bieten im Treiber einen Tonersparmodus, manchmal auch «Economode» oder «Entwurf» genannt. Dabei wird weniger Toner pro Fläche aufgetragen. Text erscheint etwas heller, bleibt aber gut lesbar.

• Geeignet für: interne Dokumente, Entwürfe, Korrekturexemplare, Listen, Notizen, Kopiervorlagen für den Eigengebrauch
• Weniger geeignet für: Offerten, Zeugnisse, Präsentationen, Dokumente mit Fotos oder feinen Grafiken

Am meisten bringt es, den Sparmodus als Standard einzustellen und nur bei Bedarf auf die normale Qualität zu wechseln. Bei vielen Geräten lässt sich das in den Druckeinstellungen des Betriebssystems oder direkt am Gerät festlegen. Auch eine reduzierte Auflösung kann den Verbrauch senken.

Schriften und Layout bewusst wählen

Wie viel Toner ein Dokument braucht, hängt stark von der Gestaltung ab. Ein paar Gestaltungsregeln helfen:

• Schlanke Schriften: Schriften mit feinen Strichen brauchen weniger Toner als breite, fette Schriften. Fett nur für Titel und Hervorhebungen verwenden.
• Angemessene Schriftgrösse: Für Fliesstext genügen meist 10 bis 12 Punkt. Übergrosse Schrift kostet Toner und Papier.
• Flächen vermeiden: Dunkle Hintergründe, vollflächige Balken und grosse Logos brauchen sehr viel Toner. Für Arbeitsblätter reichen Linien und Rahmen.
• Bilder sparsam einsetzen: Fotos auf Arbeitsblättern lieber klein, hell oder als Umrisszeichnung verwenden.

Gerade bei Kopiervorlagen für ganze Klassen summiert sich das schnell: Was auf dem Original eine dunkle Fläche ist, wird bei jedem Exemplar erneut gedruckt.

Graustufen statt Farbe

Bei Farblaserdruckern lohnt sich ein Blick auf die Farbeinstellung. Viele Dokumente werden in Farbe gedruckt, obwohl Schwarz-Weiss genügen würde – etwa weil ein Logo oder ein farbiger Link enthalten ist. Stellen Sie Graustufen oder «Nur Schwarz» als Standard ein und wählen Sie Farbe bewusst, wenn sie einen Zweck erfüllt. Bei manchen Geräten werden im Farbmodus auch für Grautöne alle Farben gemischt; der reine Schwarzmodus vermeidet das.

Druckvorschau und Druckeinstellungen

Der sparsamste Ausdruck ist derjenige, der gar nicht erst entsteht. Mit der Druckvorschau vermeiden Sie typische Fehldrucke:

• leere Seiten am Ende eines Dokuments
• Webseiten mit Werbung, Navigation und Kommentaren
• Tabellen, die auf viele halbleere Seiten verteilt werden
• versehentlich mehrfach gestartete Druckaufträge

Für Webseiten lohnt sich die Lese- oder Druckansicht des Browsers. Bei Entwürfen und Skripten spart die Funktion «Zwei Seiten pro Blatt» Toner und Papier zugleich. Weitere Spartipps zum Papier finden Sie im Ratgeber Kopierpapier günstig kaufen.

Toner richtig lagern

Ein falsch gelagerter Toner kann verklumpen oder Druckfehler verursachen. Beachten Sie deshalb:

1. Originalverpackung: Kartuschen bis zum Einsatz verschlossen in der Verpackung lassen.
2. Kühl und trocken: Raumtemperatur, keine direkte Sonne, nicht neben Heizkörpern.
3. Lage beachten: So lagern, wie es der Hersteller auf der Verpackung angibt, meist liegend.
4. Vor dem Einsetzen akklimatisieren: Kommt die Kartusche aus einem kalten Raum, einige Zeit bei Raumtemperatur liegen lassen.
5. Vorrat planen: Eine Ersatzkartusche bereithalten, aber nicht jahrelang lagern.

Ausführlich behandelt das der Ratgeber Druckerpatronen und Toner richtig lagern.

Restmenge ausnutzen – ohne das Gerät zu schädigen

Viele Drucker melden «Toner niedrig», lange bevor die Kartusche tatsächlich leer ist. Oft lässt sich noch eine ganze Weile weiterdrucken, solange die Qualität stimmt. Wechseln Sie erst, wenn Ausdrucke blass oder streifig werden oder das Gerät den Druck stoppt.

Werden die Ausdrucke heller, hilft es häufig, die Kartusche herauszunehmen und vorsichtig waagrecht hin- und herzuschwenken. So verteilt sich der verbleibende Toner gleichmässig. Halten Sie sich dabei an die Anleitung des Herstellers und schütteln Sie nicht kräftig.

Wovon Sie besser die Finger lassen:

• Kartuschen öffnen, anbohren oder selbst befüllen
• Chips oder Sensoren manipulieren, um Warnungen zu umgehen
• Bei fehlerhaften Ausdrucken einfach weiterdrucken – loser Toner kann das Gerät verschmutzen

Solche Eingriffe können den Drucker beschädigen und sind oft teurer als jede Ersparnis.

Wartung und Wahl der Kartusche

Sauberer Drucker, sauberes Druckbild

Ein gepflegter Drucker arbeitet gleichmässiger und verschwendet weniger Toner durch Fehldrucke. Reinigen Sie Papierweg und Gehäuse gemäss Bedienungsanleitung, verwenden Sie passendes Papier und lassen Sie Wartungsmeldungen nicht lange liegen. Auch die Bildtrommel und weitere Verschleissteile haben eine begrenzte Lebensdauer; ihr Wechsel gehört zur normalen Wartung.

In Schulhäusern und grösseren Büros lohnt es sich, eine Person für die Drucker zu bestimmen. Sie behält den Vorrat im Blick, kennt die passenden Kartuschen und richtet die Spareinstellungen auf allen Geräten einheitlich ein. Das verhindert Fehlkäufe und spontane Einzelbestellungen. Wie sich Verbrauchsmaterial vorausschauend planen lässt, zeigt der Ratgeber Büro-Verbrauchsmaterial planen statt nachkaufen.

Original oder kompatibel?

Neben dem Verbrauch spielt auch die Wahl der Kartusche eine Rolle. Originaltoner sind exakt auf das Gerät abgestimmt, kompatible Kartuschen von Drittanbietern sind oft günstiger, unterscheiden sich aber in Qualität und Reichweite. Die Vor- und Nachteile erklärt der Ratgeber Toner und Tinte: Original oder kompatibel?. Toner, Tinte und weiteres Zubehör finden Sie im Bereich Druckerzubehör.

Dieser Ratgeber stammt von der Redaktion Materialkollektiv – Menschen aus Gestaltung und Unterricht, die das Material im Alltag selbst einsetzen.