Beschriftungsgeräte für mehr Ordnung

Ordnung entsteht nicht durch Boxen und Schubladen allein, sondern dadurch, dass jeder sofort sieht, was hineingehört. Genau dafür sind Beschriftungsgeräte gemacht: Sie drucken saubere, gut lesbare und dauerhafte Etiketten für Ordnerrücken, Materialboxen, Kabel, Schalter oder Werkzeugwände. Im Gegensatz zu handgeschriebenen Klebezetteln bleiben die Beschriftungen auch nach Jahren lesbar.

Dieser Ratgeber erklärt die verschiedenen Gerätetypen, die Bänder und die wichtigsten Kaufkriterien – und zeigt, wo sich ein Beschriftungsgerät im Büro, in der Schule und im Werkraum besonders lohnt.

Welche Arten von Beschriftungsgeräten gibt es?

Bei den meisten Beschriftungsgeräten mit Schriftband wird die Schrift per Thermotransfer zwischen zwei Schichten aufgebracht. Laminierte Bänder sind dadurch gut geschützt gegen Abrieb, Feuchtigkeit und viele Reinigungsmittel – ein grosser Vorteil im Werkraum oder in der Küche.

Bänder: Breite, Farbe, Material

Das Band entscheidet über das Ergebnis mehr als das Gerät selbst. Die wichtigsten Unterschiede:

• Breite: Gängige Bandbreiten liegen zwischen 6 und 24 mm, manche Geräte verarbeiten auch breitere Bänder. Für Kabel und Schalter genügen 6 bis 9 mm, für Schubladen und Boxen 12 mm, für Ordnerrücken und Regale eher 18 bis 24 mm.
• Farbe: Schwarz auf Weiss ist am besten lesbar. Farbige Bänder eignen sich, um Bereiche zu kennzeichnen – etwa eine Farbe pro Fachbereich.
• Material: Neben Standardbändern gibt es flexible Bänder für Kabel und gewölbte Flächen, Bänder mit extra starkem Klebstoff für raue Oberflächen sowie Textilbänder zum Aufbügeln.

Wichtig: Bänder sind meist herstellerspezifisch. Ein Band passt in der Regel nur in Geräte desselben Systems. Entscheiden Sie sich deshalb bewusst für ein System und bleiben Sie dabei – vor allem, wenn mehrere Geräte im selben Haus im Einsatz sind.

Worauf Sie beim Kauf achten sollten

• Maximale Bandbreite: Wer Ordnerrücken beschriften will, braucht ein Gerät, das mindestens 18 mm verarbeitet.
• Tastatur und Display: Eine QWERTZ-Tastatur mit Umlauten und eine Vorschau sparen Fehldrucke.
• Anbindung: PC- oder App-Anbindung lohnt sich, wenn Sie Listen, Logos oder Codes drucken möchten.
• Stromversorgung: Batterien für den mobilen Einsatz, Netzteil oder Akku für den Dauerbetrieb.
• Abschneider: Ein automatischer oder halbautomatischer Abschneider spart Zeit bei Serien.
• Randeinstellung: Ein kleiner Vorlauf vor dem Text spart Band; manche Geräte erlauben, den Rand zu reduzieren.

Einsatzbereiche im Büro

• Ordnerrücken und Archivschachteln einheitlich beschriften
• Ablagefächer, Postfächer und Schubladen kennzeichnen
• Kabel am Arbeitsplatz und hinter dem Drucker zuordnen
• Steckdosenleisten und Schalter im Sitzungszimmer markieren
• Geräte mit Inventarnummer versehen

Wie die Beschriftung zu einem durchdachten Ablagesystem passt, zeigt der Ratgeber Ablagesystem mit Ordnern und Registern aufbauen.

Einsatzbereiche in Schule und Werkraum

Gerade dort, wo viele Personen dasselbe Material benutzen, lohnt sich ein Beschriftungsgerät besonders:

• Materialschrank: Jede Box trägt Inhalt und Fachbereich, etwa «BG – Wasserfarben» oder «TTG – Schleifpapier». Das erleichtert das Zurückräumen nach der Lektion.
• Werkzeugwand: Beschriftete Plätze für Sägen, Feilen und Zangen zeigen sofort, was fehlt.
• Klassensätze: Scheren, Zirkel oder Taschenrechner werden nummeriert, damit verlorene Stücke auffallen.
• Kabel und Geräte: Ladekabel für Tablets oder Laptops den Geräten eindeutig zuordnen.

Mehr Ideen für eine dauerhafte Ordnung finden Sie im Ratgeber Ordnung im Materialschrank. Für die Einrichtung eines Werkraums lohnt sich zudem der Ratgeber Grundausstattung für den TTG-Werkraum.

Barcodes und QR-Codes für Inventar und Ausleihe

Geräte mit PC- oder App-Anbindung können meist auch Barcodes oder QR-Codes drucken. Das ist interessant, sobald Sie Geräte, Werkzeuge oder Medien inventarisieren oder ausleihen. Ein QR-Code auf dem Tablet-Koffer kann etwa auf eine Liste mit Seriennummern oder eine Bedienungsanleitung verweisen, ein Code auf der Bohrmaschine auf die Sicherheitshinweise. Achten Sie dabei auf genügend Bandbreite – sehr kleine Codes lassen sich mit dem Smartphone schlecht lesen – und testen Sie jeden neuen Code kurz, bevor Sie eine ganze Serie drucken. Bewahren Sie die zugehörige Liste zentral auf, damit die Codes auch nach einem Personalwechsel noch etwas bedeuten.

Tipps für saubere Etiketten

1. Untergrund reinigen: Staub und Fett verhindern, dass das Etikett hält. Ein Tuch mit etwas Reinigungsalkohol hilft auf glatten Flächen.
2. Etiketten fest andrücken: Der Klebstoff entfaltet seine volle Haftung erst nach einiger Zeit und mit Druck.
3. Kabel als Fahne beschriften: Das Band um das Kabel legen und die Enden aufeinanderkleben – so bleibt der Text gut lesbar.
4. Einheitliche Schreibweise festlegen: Gross- oder Kleinschreibung, Abkürzungen, Reihenfolge. Notieren Sie die Regeln, damit alle gleich beschriften.
5. Nicht zu viel Text: Ein bis zwei Begriffe sind auf Distanz besser lesbar als ein ganzer Satz.

Beschriftungsgerät oder Etiketten aus dem Drucker?

Für grosse Mengen gleichartiger Etiketten – etwa Adressen oder Ordnerrücken einer ganzen Ablage auf einmal – können auch Etikettenbogen aus dem Bürodrucker sinnvoll sein. Sie eignen sich vor allem für trockene Innenräume. Für Einzelbeschriftungen, robuste Anwendungen und Beschriftungen direkt vor Ort ist das Beschriftungsgerät praktischer. Tipps zum Drucken von Etikettenbogen finden Sie im Ratgeber Etiketten drucken ohne Frust.

Beschriftungsgeräte und weitere Geräte für Büro und Schule gehören bei Materialkollektiv zum Bereich Bürotechnik.

Dieser Ratgeber stammt von der Redaktion Materialkollektiv – Menschen aus Gestaltung und Unterricht, die das Material im Alltag selbst einsetzen.